Si votre système de vidéosurveillance est installé dans un lieu ouvert au public (commerce, hôtel, bibliothèque), vous devez déclarer votre système à la préfecture. Pour cela, deux choix s'offrent à vous : vous pouvez envoyer le formulaire de déclaration CERFA 13806_03 à votre préfecture au format papier, ou bien faire une télédéclaration en ligne. Nous décrivons ici l'exemple d'une demande d'autorisation préfectorale au format papier, pour un nouveau système de vidéosurveillance installées dans un restaurant.
1°/ Nature de la demande
Commençons à remplir le formulaire CERFA 13806_3, indiquez le numéro de département dans lequel le système va être installé, exemple "75" si vous souhaitez installer le système à Paris. Pour la nature de la demande, cochez la première case, nous demandons l'autorisation d'installation d'un nouveau système de vidéosurveillance.
2°/ Identité du déclarant
Indiquez vos coordonnées : nom, prénom, raison sociale, adresse, téléphone, indiquez également le nom de la personne à contacter pour la mise à disposition des images aux forces de l'ordre et son numéro de téléphone (ici, nous renseignons les coordonnées du responsable du restaurant).
3°/ Finalité du système
a) indiquez les horaires d'ouverture du commerce, le champ "description des éventuelles agressions survenues" est à remplir en option. b) Indiquez les finalités du système, pour le restaurant, nous cochons "sécurité des personnes" et "prévention des atteintes aux bien".
4°/ Localisation du système
4-1) Indiquez l'adresse à laquelle seront installées les caméras, le nombre de caméras installées à l'intérieur et à l'extérieur de l'établissement (il faudra également joindre le plan de masse et plan de détail) et celles qui visionnent la voie publique. Attention, vous n'avez pas le droit de visionner la voie publique (sauf cas exceptionnel). Indiquez la superficie de votre restaurant.
5°/ Caractéristiques du système
Indiquez la durée de conservation des enregistrements. La législation française autorise jusqu'à 30 jours. Indiquez si vous retransmettez les images en temps réel à un télésurveilleur par exemple, ou en différé, si le télésurveilleur n'a accès qu'aux enregistrements par exemple. Pour le restaurant, nous ne transmettons pas les images, nous cochons "non". Indiquez ensuite si l'installateur est certifié, la majorité des installateurs ne sont pas certifiés, il suffit de joindre le questionnaire de conformité aux normes techniques.
6°/ Personnes habilitées
Indiquez les personnes habilitées à accéder aux images de vidéosurveillance. Les personnes renseignées doivent avoir été sensibilisées à l'utilisation de la vidéosurveillance. Indiquez si l'une des personnes est une société privée délégataire (télésurveilleur). Dans notre cas, nous ne transmettons pas les images à un télésurveilleur, nous cochons "non".
7°/ Traitement des images
Nous ne renseignons pas cette rubrique, car les images sont traitées dans le restaurant, elles ne sont pas envoyées à un télésurveilleur.
8°/ Sécurité et confidentialité
Indiquez les mesures prises pour contrôler l'accès au poste central de surveillance, nous indiquons que l'enregistreur est placé dans un coffret fermé à clé. Ensuite, les mesures pour la sauvegarde des enregistrements, nous indiquons que la session utilisateur est verrouillée, qu'il faut un login et un mot de passe pour accéder aux images. Enfin, pour la modalité de destruction des enregistrements, indiquez que l'enregistreur écrase automatiquement les images au bout de 30 jours, si vous avez précédemment indiqué 30 jours dans la partie 5) du formulaire.
9°/ Modalité d'information du public
Indiquez le nombre de panonceaux d'information que vous avez installé, et leur localisation. Nous en avons posé trois : un à l'entrée du restaurant, un autre dans la salle du restaurant et le dernier à la caisse du restaurant.
10°/ Droit d'accès
Indiquez les coordonnées de la personne auprès duquel les personnes peuvent exercer leur droit d'accès aux images (Notez que toute personne peut accéder aux enregistrements la concernant), Nous avons renseigné les coordonnées du responsable du restaurant (idem que dans la partie 2 du formulaire).
11°/ Signature du formulaire
Enfin, indiquez votre fonction, la date et signez le formulaire, avant de l'envoyer à votre préfecture.
Après vérification de votre déclaration, votre préfecture vous enverra l'autorisation de mettre en œuvre le dispositif de vidéosurveillance dans un délai de 3 mois maximum. Le courrier vous sera envoyé à l'adresse renseignée dans la partie 2 du formulaire renseigné.
